Pengendalian (controlling)

 Definisi pengendalian (controlling)

Pengendalian merupakan salah satu bagian dari manajemen. Pengendalian dilakukan dengan tujuan supaya apa yang telah direncanakan dapat dilaksanakan dengan baik sehingga dapat mencapai target maupun tujuan yang ingin dicapai. Pengendalian memang merupakan salah satu tugas dari manager. Satu hal yang harus dipahami, bahwa pengendalian dan pengawasan adalah berbeda karena pengawasan merupakan bagian dari pengendalian. Bila pengendalian dilakkan dengan disertai pelurusan (tindakan korektif), maka pengawasan adalah pemeriksaan di lapangan yang dilakukan pada periode tertentu secara berulang kali.

Berikut ini adalah pengertian dan definisi pengendalian menurut para ahli:

# MULYADI, 2007

Pengendalian adalah usaha untuk mencapai tujuan tertentu melalui perilaku yang diharapkan 

# INDRA BASTIAN, 2006

Pengendalian merupakan tahap penentu keberhasilan manajemen

# SANERYA HENDRAWAN

Pengendalian merupakan siklus dengan proses yang terpantau

# TIM PENGEMBANG ILMU PENDIDIKAN FIP - UPI

Pengendalian merupakan muka lain dari mata uang perencanaan

# RAMA & JONES

Pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko

# AGUNG PRAPTAPA

Pengendalian adalah suatu proses penjaminan di mana perusahaan dan orang - orang yang berada dalam perusahaan tersebut dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan 

# RANDY R WRIHATNOLO & RIANT NUGROHO DWIJOWIJOTO, 2006

Pengendalian adalah suatu tindakan pengawasan yang disertai tindakan pelurusan (korektif)

# CONTEXTUAL TEACHING & LEARNING

Pengendalian merupakan mekanismeuntuk mencegah terjadinya penyimpangan dan mengarahkan orang untuk bertindak menurut norma- norma yang telah melembaga

# BATEMAN & SNELL

Pengendalian adalah emmantau kemajuan dari organisasi atau unit kerja terhadap tujuan - tujuan dan kemudian mengambil tindakan - tindakan perbaikan jika diperlukan

Langka-langkah dalam controlling

Mockler (1984) membagi pengawasan dalam 4 langkah yaitu :
1. Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja
Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

2. Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja
Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.

3. Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar
Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.

4. Mengambil Tindakan Korektif
Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yang terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.

TIPE PENGENDALIAN DALAM MANAJEMEN

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:

1. Pengendalian preventif (prefentive control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen
terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk
program-program.

2. Pengendalian operasional (Operational control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen
terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa
anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.

3. Pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.

Proses pengendalian manajemen

Strategi memiliki kaitan yang erat dengan konsep perencanaan dan pengambilan keputusan, sehingga strategi berkembang menjadi manajemen strategi. Pengertian manajemen sendiri adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan terhadap upaya-upaya yang dilakukan anggota organisasi dan penggunaan segala macam sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan organisasi.

Dari definisi tersebut terdapat empat (4) frasa penting berikut ini:

1.  Manajemen strategi merupakan suatu proses

2.  Proses digunakan untuk merumuskan dan mengimplementasikan
strategi

3.  Strategi digunakan untuk menyediakan costumer value terbaik
guna mewujudkan visi organisasi

4.  Manajer dan karyawan adalah pelaku manajemen strategi.

Pengendalian setidaknya melibatkan beberapa aktivitas yaitu:

§  Menentukan apa yang akan diukur

§  Menentukan standar yang telah ditentukan sebelumnya

§  Pengukuran kinerja

§  Membandingkan hasil pengukuran dengan standar

§  Tindakan koreksi.

Dalam hal proses pengendalian manajemen ini diperlukan karena dapat dilakukan perbaikan secara cepat dan tidak harus menunggu sampai satu periode pelaksanaan strategis selesai, karena itu strategis yang sebelumnya telah ditetapkan sebenarnya tidak efektif lagi. Terdapat beberapa jenis pengendalian yang perlu dilakukan yaitu:

§  Pengendalian Asumsi (Premis Control)

§  Pengendalian Implementasi (Implemention Control)

§  Pengawasan Strategis (Strategis Surveillance)

§  Pengendalian Peringatan Khusus (Spesial Alert Control)

Sumber : http://carapedia.com/pengertian_definisi_pengendalian_info2135.htmlhttp://id.shvoong.com/social-sciences/2068148-lankah-langkah-pengendalian-manajemen/#ixzz2BfARXhM7http://desthi-m.blogspot.com/2010/01/tipe-pengendalian-manajemen.html?m=1http://fery24.wordpress.com/2009/12/29/proses-pengendalian-manajemen/

MOTIVASI

Motivasi

Motivasi adalah proses yang menjelaskan intensitas, arah, dan ketekunan seorang individu untuk mencapai tujuannya. Tiga elemen utama dalam definisi ini adalah intensitas, arah, dan ketekunan.

Berdasarkan teori hierarki kebutuhan Abraham Maslow, teori X dan Y Douglas McGregor maupun teori motivasi kontemporer, arti motivasi adalah alasan yang mendasari sebuah perbuatan yang dilakukan oleh seorang individu. Seseorang dikatakan memiliki motivasi tinggi dapat diartikan orang tersebut memiliki alasan yang sangat kuat untuk mencapai apa yang diinginkannya dengan mengerjakan pekerjaannya yang sekarang. Berbeda dengan motivasi dalam pengertian yang berkembang di masyarakat yang seringkali disamakan dengan semangat, seperti contoh dalam percakapan "saya ingin anak saya memiliki motivasi yang tinggi". Statemen ini bisa diartikan orang tua tersebut menginginkan anaknya memiliki semangat belajar yang tinggi. Maka, perlu dipahami bahwa ada perbedaan penggunaan istilah motivasi di masyarakat. Ada yang mengartikan motivasi sebagai sebuah alasan, dan ada juga yang mengartikan motivasi sama dengan semangat.

Dalam hubungan antara motivasi dan intensitas, intensitas terkait dengan seberapa giat seseorang berusaha, tetapi intensitas tinggi tidak menghasilkan prestasi kerja yang memuaskan kecuali upaya tersebut dikaitkan dengan arah yang menguntungkan organisasi. Sebaliknya elemen yang terakhir, ketekunan, merupakan ukuran mengenai berapa lama seseorang dapat mempertahankan usahanya

Teori hierarki kebutuhan
Teori harapan
Dinyatakan dengan cara yang sangat sederhana, teori harapan berkata bahwa jika seseorang menginginkan sesuatu dan harapan untuk memperoleh sesuatu itu cukup besar, yang bersangkutan akan sangat terdorong untuk memperoleh hal yang diinginkannya itu. Sebaliknya, jika harapan memperoleh hal yang diinginkannya itu tipis, motivasinya untuk berupaya akan menjadi rendah.
Di kalangan ilmuwan dan para praktisi manajemen sumber daya manusia teori harapan ini mempunyai daya tarik tersendiri karena penekanan tentang pentingnya bagian kepegawaian membantu para pegawai dalam menentukan hal-hal yang diinginkannya serta menunjukkan cara-cara yang paling tepat untuk mewujudkan keinginannnya itu. Penekanan ini dianggap penting karena pengalaman menunjukkan bahwa para pegawai tidak selalu mengetahui secara pasti apa yang diinginkannya, apalagi cara untuk memperolehnya.
Implikasi praktis dari teori di atas
Teori penentuan tujuan
tags:definisi motivasi kerja teori hirarki kebutuhan maslow teori xy mcgregor dua faktor herzberg proses penguatan skinner teori ekspektansi ekuitas

Teori motivasi yang paling terkenal adalah hierarki teori kebutuhan milik Abraham Maslow. Ia membuat hipotesis bahwa dalam setiap dirimanusia terdapat hierarki dari lima kebutuhan, yaitu fisiologis (rasa lapar, haus, seksual, dan kebutuhan fisik lainnya), rasa aman (rasa ingin dilindungi dari bahaya fisik dan emosional), sosial (rasa kasih sayang, kepemilikan, penerimaan, dan persahabatan), penghargaan (faktor penghargaan internal dan eksternal), dan aktualisasi diri (pertumbuhan, pencapaian potensi seseorang, dan pemenuhan diri sendiri).

Humanistic management ditinjau dari piramida hierarki kebutuhan Maslow:

1.  Kebutuhan fisik, seperti makan, minum, obat. Negara2 maju tidak perlu khawatir untuk memenuhi kebutuhan seperti ini, tapi untuk negara-negara miskin seorang pekerja dapat membuat ini sebagai motivasi utama untuk bekerja. Kebutuhan untuk dapat makan sekai sehari merupakan suatu hal yang amat sangat disukuri di negara miskin,

2.   Rasa aman, contoh, di lingkungan kerja kebutuhan rasa aman dapat berupa asuransi kerja, jamsostek. Dengan bekerja seseorang dapat mebuat diri merasa aman karena mempunyai uang pensiun dan dapat tinggal di pemukiman yang aman.

3.  Rasa cinta dan kebersamaan. Kebutuhan untuk membentuk ikatan sosial yang berarti dengan orang lain. Hal ini untuk membantu karyawan2 dalam menghadapi aspek negatif dari lingkungan kerja. contoh, kekerabatan antar teman kerja, team kerja, kelompok-kelompok sharing di kantor, arisan dengan teman kantor, atau acara jalan-jalan setelah jam kantor.

4.   Harga diri. Kebutuhan untuk dihargai sebagai individu. Contoh,  pengakuan sosial, penghargaan dari atasan. Perasaan dihargai sebagai pekerja dari segi pengetahuan dan keterampilan mereka.

5.   Aktualisasi diri. Kebutuhan untuk memenuhi potensi diri. Individu memiliki kebebasan untuk menujukkan kemampuan dan dirinya. contoh, pekerjaan yg menantang, otonomi untuk berkreasi

Teori harapan adalah kekuatan dari suatu kecenderungan untuk bertindak dalam cara tertentu bergantung pada kekuatan dari suatu harapan bahwa tindakan tersebut akan diikuti dengan hasil yang ada dan pada daya tarik dari hasil itu terhadap individu tersebut.

Dengan merumuskan beberapa pendapat para ahli, Cut Zurnali (2004) menyatakan bahwa terdapat dua sumber besar yang dapat mempengaruhi kelakuan individu, yaitu : sumber-sumber harapan yang berkenaan dengan peranannya antara lain, tuntutan formal dari pihak pekerjaan yang terperinci dalam tugas yang seharusnya dilakukan. Dan tuntutan informal yang dituntut oleh kelompok-kelompok yang ditemui individu dalam lingkungan kerja. Di samping itu, menurut Wiliam G Scott (1962: 105), Ternyata kelompok karyawan sendiri dapat juga mempengaruhi harapan-harapan yang akan dicapainya. Dan dengan adanya keyakinan atau pengharapan untuk sukses dapat memotivasi seseorang untuk mewujudkan atau menggerakkan usahanya (Gary Dessler, 1983: 66). Selanjutnya Vroom yang secara khusus memformulasikan teori expectancy mengajukan 3 (tiga) konsep konsep dasar, yaitu : (1) Valence atau kadar keinginan seseorang; (2) Instrumentality atau alat perantara; (3) Expectacy atau keyakinan untuk mewujudkan keinginan itu sendiri (Gary Dessler, 1983: 66).

Victor H. Vroom, dalam bukunya yang berjudul “Work And Motivation” mengetengahkan suatu teori yang disebutnya sebagai “ Teori Harapan”. Menurut teori ini, motivasi merupakan akibat suatu hasil dari yang ingin dicapai oleh seorang dan perkiraan yang bersangkutan bahwa tindakannya akan mengarah kepada hasil yang diinginkannya itu. Artinya, apabila seseorang sangat menginginkan sesuatu, dan jalan tampaknya terbuka untuk memperolehnya, yang bersangkutan akan berupaya mendapatkannya.

Contoh: Sales Promotion Girl (SPG) misalnya, ketika SPG tersebut menginginkan kenaikan jabatan yang juga disertai dengan peluang yang besar untuk kenaikan jabatan maka SPG tersebut akan berusaha semaksimal mungkin tetapi jika harapan untuk mencapai kenaikan jabatan itu rendah (kemungkinannya kecil) maka SPG tersebut akan bermalas-malasan dalam mencapai keinginannya. Disinilah teori motivasi harapan sangat berperan besar dalam mencapai suatu tujuan organisasi.

Teori penentuan tujuan adalah teori yang mengemukakan bahwa niat untuk mencapai tujuan merupakan sumber motivasi kerja yang utama.  Artinya, tujuan memberitahu seorang karyawan apa yang harus dilakukan dan berapa banyak usaha yang harus dikeluarkan.

Contoh: Hubungan usaha – kinerja: apakah bila saya melakukan usaha maksimal, usaha tersebut akan diakui dalam penilaian kinerja saya?

Hubungan kinerja – penghargaan: jika saya memperoleh penilaian kinerja yang baik, akankah penilaian tersebut membawa saya pada penghargaan organisasional?

Hubungan penghargaan – tujuan-tujuan pribadi: jika saya diberi penghargaan, apakah penghargaan tersebut adalah penghargaan yang menarik bagi saya?

Teori penguatan (reinforcement)

Seorang teoretisi penguatan bernama Burrhus Frederic Skinner, menyatakan bahwa untuk memotivasi pekerja tidaklah perlu-perlu amat mengidentifikasi dan memahami kebutuhan (teori motivasi pemuasan) atau juga tidak perlu-perlu amat memahami bagaimana pekerja memilih perilaku guna memenuhi kebutuhan tersebut (teori motivasi proses). Apa yang manajer perlu untuk lakukan hanyalah memahami hubungan antara pemberian perilaku tertentu dan akibat-akibat yang ditimbulaknnya, untuk kemudian merancang suatu kontijensi yang menguatkan perilaku yang diinginkan dan menghentikan perilaku yang tidak diinginkan, di mana perilaku merupakan sebuah fungsi dari konsekuensi-konsekuensinya jadi teori tersebut mengabaikan keadaan batin individu dan hanya terpusat pada apa yang terjadi pada seseorang ketika ia melakukan tindakan. Jenis-jenis Penguatan

1.      Positif – Suatu metode pemberdayaan perilaku secara terus-menerus adalah dengan menawarkan akibat yang menarik (reward) bagi kinerja yang diinginkan. Contoh, seorang pekerja datang ontime untuk rapat dan diberi reward oleh manajer berupa ucapan terima kasih. Pujian digunakan guna melakukan penguatan. Penguatan lainnya adalah gaji, promosi, cuti, dan peningkatan status. Penguatan positif merupakan hasil dari hasil positif, dan merupakan motivator terbaik bagi peningkatan produktivitas. Pemberian pujian merupakan bentuk penguatan positif.

2.      Penghindaran – Penghindaran juga disebut penguatan negatif. Sebagaimana dengan penguatan positif, pekerja diberdayakan untuk meneruskan perilaku yang diinginkan. Pekerja menghindari akibat-akibat negatif. Contoh, seorang pekerja tepat waktu untuk rapat guna menghindarkan diri dari penguatan negatif, seperti teguran atau dijewer telinganya oleh atasan. Aturan didesain agar pekerja menghindari perilaku tertentu. Kendati begitu, aturan bukanlah penghukuman. Penghukuman diberikan hanya jika aturan dilanggar. Penghindaran ada di dalam sisi pekerja, di mana mereka berusaha menghindar dari situasi yang tidak mereka inginkan.

3.      Pemusnahan – Ketimbang memberdayakan perilaku yang diinginkan, pemusnahan merupakan upaya mengurangi atau menghilangkan perilaku yang tidak diinginkan dengan menahan penguatan tatkala perilaku muncul. Contoh, seorang pekerja yang telat untuk rapat tidak diberi reward dengan pujian. Atau manajer menahan reward nilai, seperti penaikan upah, hingga saat pekerja menampilkan kinerja sesuai standar. Dari cara pandang lainnya, manajer yang tidak mereward suatu kinerja baik yang ditunjukkan pekerja dapat berakibat musnahnya perilaku tersebut. Dengan kata lain, jika anda mengabaikan kinerja pegawai yang baik, kinerja baik tersebut akan terhenti akibat pekerja berpikir “mengapa saya harus melakukan kinerja bagus jika reward tidak kudapatkan?”

4.      Penghukuman – Penghukuman digunakan untuk menyediakan akibat-akibat tidak diinginkan dari perilaku yang tidak diharapkan. Contoh, seorang pekerja telat untuk rapat kemudian ditahan oleh pimpinan dan ‘dikeramas.’ Bahwa dengan penghindaran tidak ada penghukuman aktual; maka dianggap tindakan penghukuman saja yang mampu mengendalikan perilaku. Metode lain penghukuman adalah pencabutan hak istimewa, skorsing, denda, demosi, dan pemecatan. Penggunaan penghukuman dapat mengurangi perilaku yang tidak diinginkan; tetapi ia tetap tidak akan menghalangi perilaku tidak diinginkan lainnya untuk muncul seperti moral kerja yang rendah, produktivitas yang rendah, dan tindakan seperti pencurian dan sabotase. Penghukuman bersifat kontroversial dan merupakan metode yang paling kurang efektif dalam memotivasi pekerja. 

Contoh Kasus:

http://www.batararayamedia.com/motivasi-seorang-anak-yang-menjadi-tulang-punggung-keluarga_art-238.html

analisis: dari kasus diatas si anak tersebut termasuk dalam kategori motivasi kebutahan Abraham Maslow karena si anak tersebut bekerja keras demi memenuhi kebutuhan keluarga mereka dan adek-adeknya dan sebagai tulang punggung keluarga.

Sumber :  Devi Jatmika (Dosen Prodi Psikologi UBM), 28 september 2013  http://psikologiubm.blogspot.com/2013/09/aplikasi-teori-kebutuhan-motivasi.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Motivasi

LaurieJ.Mullins, op.cit.

http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2009/12/teori-teori-motivasi-beserta-contoh-aplikasinya