Rangkuman Komunikasi, Motivasi, Dan Controlling

KOMUNIKASI

Secara harafiah, komunikasi berasal dari Bahasa Latin: COMMUNIS yang berarti keadaan yang biasa, membagi. Dengan kata lain, komunikasi adalah sutu proses di dalam upaya membangun saling pengertian. Sedangkan menurut HIMSTREET & BATY, Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyak-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.

Komunikasi sebagai proses

saat dimana adanya kegiatan pengiriman pesan pada satu orang ke orang yg lain. Mulai dari adanya sebuah informasi lalu ada sender yang memberikan informasi dan adapula receiver yang mendapatkan informasi nah, ketika informasi itu berjalan mulai dari adanya hal yang akan disampaikan hingga diterima receiver itulah disebut proses.

Komunikasi sebagai simbolik

simbol disini berarti sebuah tanda atau lambang hasil kreasi manusia atau bisa dikatakan sebuah tanda hasil kreasi manusia yang dapat menunjukkan kualitas budaya manusia dalam berkomunikasi dengan sesamanya. Dalam pernyataan “kualitas budaya manusia dalam berkomunikasi dengan sesamanya” dapat ditelaah kembali bahwa banyak faktor yang mempengaruhi adanya simbol itu sendiri yaitu :
• Faktor budaya
• Faktor psikologis
Sehingga meskipun pesan yang disampaikan sama tetapi bisa saja berbeda arti bilamana individu yang menerima atau receiver nya mempunyai kerangka berpikir berbeda begitu juga latar belakang budayanya.

Komunikasi sebagai system

sering diartikan sebagai suatu aktifitas yang saling bergantung dan berinteraksi satu sama lain antara unsur-unsurnya. Sehingga suatu sistem memiliki sifat menyeluruh, bergantung, berurutan, mengontrol dirinya, seimbang, berubah, adaptif, dan memiliki tujuan. Dari segi bentuknya ada sistem terbuka dan tertutup yang mebedakan adalah sistem terbuka dimana prosesnya terbuka tergantung pengaruh lingkungan sekitarnya, dan sistem tertutup prosesnya tertutup dari pengaruh lingkungan luar.

Komunikasi sebagai multidimensional

• Dimensi isi : lebih menunjukkan pada kata, bahasa dan informasi yang dibawa pesan. Jadi seperti orang madura berbicara dengan orang jawa pasti bahasa yang mereka gunakan pun juga berbeda disinilah dimensi isi menunjukkan hal tersebut dalam komunikasi.
• Dimensi hubungan : menunjukkan bagaimana proses komunikasi berinteraksi satu sama lain. Masih dengan contoh diatas dimensi hubungan menunjukkan bagaimana mereka berinteraksi, media apa yang mereka gunakan, apakah ada bahasa tubuh atau simbol-simbol yang digunakan. Itu dilihat dari dimensi hubungan.
Asumsi dasar hubungan multidimensional adalah bahwa sumber tidak hanya mempengaruhi pesan, tetapi juga bisa mempengaruhi komponen yang lainnya.

Leadership (kepemimpinan)

kepemimpinan merupakan kemampuan mempengaruhi orang lain, bawahan atau kelompok, kemampuan mengarahkan tingkah laku bawahan atau kelompok, memiliki kemampuan atau keahlian khusus dalam bidang yang diinginkan oleh kelompoknya, untuk mencapai tujuan organisasi atau kelompok.

1.      Teori-teori dalam Kepemimpinan

a) Teori Sifat
Ciri-ciri ideal yang perlu dimiliki pemimpin menurut Sondang P Siagian (1994:75-76) adalah: – pengetahuan umum yang luas, daya ingat yang kuat, rasionalitas, obyektivitas, pragmatisme, fleksibilitas, adaptabilitas, orientasi masa depan; – sifat inkuisitif, rasa tepat waktu, rasa kohesi yang tinggi, naluri relevansi, keteladanan, ketegasan, keberanian, sikap yang antisipatif, kesediaan menjadi pendengar yang baik, kapasitas integratif; – kemampuan untuk bertumbuh dan berkembang, analitik, menentukan skala prioritas, membedakan yang urgen dan yang penting, keterampilan mendidik, dan berkomunikasi secara efektif.

b) Teori Perilaku
Dasar pemikiran teori ini adalah kepemimpinan merupakan perilaku seorang individu ketika melakukan kegiatan pengarahan suatu kelompok ke arah pencapaian tujuan

c) Teori Situasional
Keberhasilan seorang pemimpin menurut teori situasional ditentukan oleh ciri kepemimpinan dengan perilaku tertentu yang disesuaikan dengan tuntutan situasi kepemimpinan dan situasi organisasional yang dihadapi dengan memperhitungkan faktor waktu dan ruang

Teori x & y ( Douglas mcgregor)

Teori X menyatakan bahwa sebagian besar orang-orang ini lebih suka diperintah, dan tidak tertarik akan rasa tanggung jawab serta menginginkan keamanan atas segalanya. Lebih lanjut menurut asumsi teori X dari McGregor ini bahwa orang-orang ini pada hakekatnya adalah:

1. Tidak menyukai bekerja

2. Tidak menyukai kemauan dan ambisi untuk bertanggung jawab, dan lebih menyukai diarahkan atau diperintah

3. Mempunyai kemampuan yang kecil untuk berkreasi mengatasi masalah-masalah organisasi.

4. Hanya membutuhkan motivasi fisiologis dan keamanan saja.

5. Harus diawasi secara ketat dan sering dipaksa untuk mncapai tujuan organisasi.

Untuk menyadari kelemahan dari asumsi teori X itu maka McGregor memberikan alternatif teori lain yang dinamakan teori Y.

Asumsi  teori Y ini menyatakan bahwa orang-orang pada hakekatnya tidak malas dan dapat dipercaya, tidak seperti yang diduga oleh teori X. Secara keseluruhan asumsi teori Y mengenai manusia adalah sebagai berikut:

1. Pekerjaan itu pada hakekatnya seperti bermain dapat memberikan kepuasan lepada orang. Keduanya bekerja dan bermain merupakan aktiva-aktiva fisik dan mental. Sehingga di antara keduanya tidak ada perbedaan, jira keadaan sama-sama menyenangka.

2. Manusia dapat mengawasi diri sendiri, dan hal itu tidak bisa dihindari dalam rangka mencapai tujuan-tujuan organisasi.

3. Kemampuan untuk berkreativitas di dalam memecahkan persoalan-persoalan organisasi secara luas didistribusikan kepada seluruh karyawan.

4. Motivasi tidak saja berlaku pada kebutuhan-kebutuhan social, penghargaan dan aktualisasi diri tetapi juga pada tingkat kebutuhan-kebutuhan fisiologi dan keamanan.

5. Orang-orang dapat mengendalikan diri dan kreatif dalam bekerja jira dimotivasi secara tepat.

Teori sistem 4 Rensis Likert

Gaya kepemimpian yaitu sikap dan tindakan yang dilakukan pemimpin dalam menghadapi bawahan. Ada dua macam gaya kepemimpinan yaitu gaya kepemimpinan yang berorientasi pada tugas dan gaya kepemimpinan yang berorientasi pada karyawan.

Sistem 1, otoritatif dan eksploitif: manajer membuat semua keputusan yang berhubungan dengan kerja dan memerintah para bawahan untuk melaksanakannya. Standar dan metode pelaksanaan juga secara kaku ditetapkan oleh manajer.

Sistem 2, otoritatif dan benevolent: manajer tetap menentukan perintah-perintah, tetapi memberi bawahan kebebasan untuk memberikan komentar terhadap perintah-perintah tersebut. berbagai fleksibilitas untuk melaksanakan tugas-tugas mereka dalam batas-batas dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan. Manajemen menggunakan penghargaan.

Sistem 3, konsultatif: manajer menetapkan tujuan-tujuan dan memberikan perintah-perintah setelah hal-hal itu didiskusikan dahulu dengan bawahan. Bawahan dapat membuat keputusan – keputusan mereka sendiri tentang cara pelaksanaan tugas. Penghargaan lebih digunakan untuk memotivasi bawahan daripada ancaman hukuman.

Sistem 4, partisipatif: adalah sistem yang paling ideal menurut Likert tentang cara bagaimana organisasi seharusnya berjalan. Tujuan-tujuan ditetapkan dan keputusan-keputusan kerja dibuat oleh kelompok. Bila manajer secara formal yang membuat keputusan, mereka melakukan setelah mempertimbangkan saran dan pendapat dari para anggota kelompok. Untuk memotivasi bawahan, manajer tidak hanya mempergunakan penghargaan-penghargaan ekonomis tetapi juga mencoba memberikan kepada bawahan perasaan yang dibutuhkan dan penting.

Theory of leadership pattern choice dari Tamenbaum & Schmidt

Keberhasilan menerapkan manajemen perubahan antara lain sangat ditentukan oleh gaya(style) yang diadopsi manajemen. Teori ini berpendapat tingkat keberhasilan pengmbilan keputusan sangat ditentukan oleh sejumlah gaya yang dianut dalam mengelola perubahan. Gaya/cara yang dimaksud lebih menyangkut pengambilan keputusan dan implementasi. Seseorang dapat melakoni gaya kepemimpinan dalam suatu horizon mulai dari yang sangat otokratik hingga partisipatif.

Perilaku otokratis, pada umumnya dinilai bersifat negatif, di mana sumber kuasa atau wewenang berasal dari adanya pengaruh pimpinan. Jadi otoritas berada di tangan pemimpin, karena pemusatan kekuatan dan pengambilan keputusan ada pada dirinya serta memegang tanggung jawab penuh, sedangkan bawahannya dipengaruhi melalui ancaman dan hukuman.

Perilaku demokratis; perilaku kepemimpinan ini memperoleh sumber kuasa atau wewenang yang berawal dari bawahan. Hal ini terjadi jika bawahan dimotivasi dengan tepat dan pimpinan dalam melaksanakan kepemimpinannya berusaha mengutamakan kerjasama dan team work untuk mencapai tujuan, di mana si pemimpin senang menerima saran, pendapat dan bahkan kritik dari bawahannya. Kebijakan di sini terbuka bagi diskusi dan keputusan kelompok.

Menurut teori kontinuun ada tujuh tingkatan hubungan peminpin dengan bawahan :
1. Pemimpin membuat dan mengumumkan keputusan terhadap bawahan (telling).
2. Pemimpin menjual dan menawarkan keputusan terhadap bawahan (selling).
3. Pemimpin menyampaikan ide dan mengundang pertanyaan.
4. Pemimpin memberikan keputusan tentative, dan keputusan masih dapat diubah.
5. Pemimpin memberikan problem dan meminta sarang pemecahannya kepada bawahan (consulting).
6. Pemimpin menentukan batasan – batasan dan minta kelompok untuk membuat peputusan.
7. Pemimpin mengizinkan bawahan berfungsi dalam batas – batas yang ditentukan (joining).

MOTIVASI

Motivasi adalah proses yang menjelaskan intensitas, arah, dan ketekunan seorang individu untuk mencapai tujuannya. Tiga elemen utama dalam definisi ini adalah intensitas, arah, dan ketekunan. arti motivasi adalah alasan yang mendasari sebuah perbuatan yang dilakukan oleh seorang individu. Seseorang dikatakan memiliki motivasi tinggi dapat diartikan orang tersebut memiliki alasan yang sangat kuat untuk mencapai apa yang diinginkannya dengan mengerjakan pekerjaannya yang sekarang. Berbeda dengan motivasi dalam pengertian yang berkembang di masyarakat yang seringkali disamakan dengan semangat, seperti contoh dalam percakapan "saya ingin anak saya memiliki motivasi yang tinggi". Statemen ini bisa diartikan orang tua tersebut menginginkan anaknya memiliki semangat belajar yang tinggi. Maka, perlu dipahami bahwa ada perbedaan penggunaan istilah motivasi di masyarakat. Ada yang mengartikan motivasi sebagai sebuah alasan, dan ada juga yang mengartikan motivasi sama dengan semangat.

Teori hierarki kebutuhan

Teori motivasi yang paling terkenal adalah hierarki teori kebutuhan milik Abraham Maslow. Ia membuat hipotesis bahwa dalam setiap dirimanusia terdapat hierarki dari lima kebutuhan, yaitu

-          fisiologis (rasa lapar, haus, seksual, dan kebutuhan fisik lainnya),

-          rasa aman (rasa ingin dilindungi dari bahaya fisik dan emosional),

-          sosial (rasa kasih sayang, kepemilikan, penerimaan, dan persahabatan),

-          penghargaan (faktor penghargaan internal dan eksternal), dan

-          aktualisasi diri (pertumbuhan, pencapaian potensi seseorang, dan pemenuhan diri sendiri)

Teori harapan

Teori harapan adalah kekuatan dari suatu kecenderungan untuk bertindak dalam cara tertentu bergantung pada kekuatan dari suatu harapan bahwa tindakan tersebut akan diikuti dengan hasil yang ada dan pada daya tarik dari hasil itu terhadap individu tersebut. Menurut Cut Zurnali (2004) menyatakan bahwa terdapat dua sumber besar yang dapat mempengaruhi kelakuan individu, yaitu : sumber-sumber harapan yang berkenaan dengan peranannya antara lain, tuntutan formal dari pihak pekerjaan yang terperinci dalam tugas yang seharusnya dilakukan. Dan tuntutan informal yang dituntut oleh kelompok-kelompok yang ditemui individu dalam lingkungan kerja.

Teori penentuan tujuan

Teori penentuan tujuan adalah teori yang mengemukakan bahwa niat untuk mencapai tujuan merupakan sumber motivasi kerja yang utama.  Artinya, tujuan memberitahu seorang karyawan apa yang harus dilakukan dan berapa banyak usaha yang harus dikeluarkan.

Teori penguatan (reinforcement)

Seorang teoretisi penguatan bernama Burrhus Frederic Skinner, menyatakan bahwa untuk memotivasi pekerja tidaklah perlu-perlu amat mengidentifikasi dan memahami kebutuhan (teori motivasi pemuasan) atau juga tidak perlu-perlu amat memahami bagaimana pekerja memilih perilaku guna memenuhi kebutuhan tersebut (teori motivasi proses). Apa yang manajer perlu untuk lakukan hanyalah memahami hubungan antara pemberian perilaku tertentu dan akibat-akibat yang ditimbulaknnya, untuk kemudian merancang suatu kontijensi yang menguatkan perilaku yang diinginkan dan menghentikan perilaku yang tidak diinginkan, di mana perilaku merupakan sebuah fungsi dari konsekuensi-konsekuensinya jadi teori tersebut mengabaikan keadaan batin individu dan hanya terpusat pada apa yang terjadi pada seseorang ketika ia melakukan tindakan.

CONTROLLING

Pengendalian merupakan salah satu bagian dari manajemen. Pengendalian dilakukan dengan tujuan supaya apa yang telah direncanakan dapat dilaksanakan dengan baik sehingga dapat mencapai target maupun tujuan yang ingin dicapai. Pengendalian memang merupakan salah satu tugas dari manager. Satu hal yang harus dipahami, bahwa pengendalian dan pengawasan adalah berbeda karena pengawasan merupakan bagian dari pengendalian. Bila pengendalian dilakkan dengan disertai pelurusan (tindakan korektif), maka pengawasan adalah pemeriksaan di lapangan yang dilakukan pada periode tertentu secara berulang kali.

Langkah-langkah dalam controlling

Mockler (1984) membagi pengawasan dalam 4 langkah yaitu :
1. Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja

Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.
2. Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja
Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.
3. Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar
Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.
4. Mengambil Tindakan Korektif
Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yang terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan

TIPE PENGENDALIAN DALAM MANAJEMEN

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:

1. Pengendalian preventif (prefentive control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen
terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk
program-program.

2. Pengendalian operasional (Operational control). Dalam tahap ini pengendalian manajemen
terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa
anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.

3. Pengendalian kinerja. Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.

Proses Pengendalian Manajemen

Strategi memiliki kaitan yang erat dengan konsep perencanaan dan pengambilan keputusan, sehingga strategi berkembang menjadi manajemen strategi. Pengertian manajemen sendiri adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan terhadap upaya-upaya yang dilakukan anggota organisasi dan penggunaan segala macam sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan organisasi.

Dari definisi tersebut terdapat empat (4) frasa penting berikut ini:

1.      Manajemen strategi merupakan suatu proses

2.      Proses digunakan untuk merumuskan dan mengimplementasikan
strategi

3.      Strategi digunakan untuk menyediakan costumer value terbaik
guna mewujudkan visi organisasi

4.      Manajer dan karyawan adalah pelaku manajemen strategi.

Pengendalian setidaknya melibatkan beberapa aktivitas yaitu:

-  Menentukan apa yang akan diukur

-  Menentukan standar yang telah ditentukan sebelumnya

-  Pengukuran kinerja

-  Membandingkan hasil pengukuran dengan standar

-  Tindakan koreksi.

Dalam hal proses pengendalian manajemen ini diperlukan karena dapat dilakukan perbaikan secara cepat dan tidak harus menunggu sampai satu periode pelaksanaan strategis selesai, karena itu strategis yang sebelumnya telah ditetapkan sebenarnya tidak efektif lagi. Terdapat beberapa jenis pengendalian yang perlu dilakukan yaitu:

- Pengendalian Asumsi (Premis Control)

- Pengendalian Implementasi (Implemention Control)

- Pengawasan Strategis (Strategis Surveillance)

-  Pengendalian Peringatan Khusus (Spesial Alert Control)